Recibir un requerimiento de la Agencia Española de Protección de Datos ya no es una posibilidad remota para las empresas que operan en España. La AEPD mantiene uno de los niveles de actividad supervisora más altos de la Unión Europea, y su Memoria 2024 confirma un aumento del importe total de sanciones hasta 35.592.200 euros, frente a 29.817.410 euros en 2023. En paralelo, España sigue apareciendo como el país con mayor número de multas registradas en el CMS RGPD Enforcement Tracker Report 2025, una base de datos privada de referencia basada en resoluciones públicas.
La buena noticia es que una gran parte de los expedientes de la AEPD responden a fallos prevenibles: medidas de seguridad insuficientes, base jurídica mal documentada, retrasos en la gestión de brechas, ausencia de evaluaciones de impacto o una gestión deficiente de los derechos de las personas. Para empresas que además están introduciendo automatización, analítica avanzada o inteligencia artificial en sus procesos, una formación aplicada como estrategia de IA y tecnologías emergentes para negocios puede ayudar a unir privacidad, gobernanza tecnológica y cumplimiento en un solo marco operativo.
Por qué España sigue siendo uno de los mercados más activos en enforcement RGPD
España destaca no tanto por concentrar las multas más altas de Europa, sino por el volumen sostenido de actuaciones. El informe de CMS sitúa a España, por sexto año consecutivo, a la cabeza en número de sanciones registradas públicamente, mientras que la Memoria 2024 de la AEPD refleja una actividad intensa en reclamaciones, procedimientos y brechas de seguridad.
La propia AEPD informó en mayo de 2025 de que en 2024 recibió más de 19.000 reclamaciones, de que el volumen de sanciones aumentó, y de que los responsables notificaron en 2025 un total de 2.765 brechas de datos personales. También indicó que las comunicaciones a afectados por brechas de alto riesgo superaron los 200 millones.
Para efectos prácticos, esto significa que la autoridad española supervisa de forma muy amplia a organizaciones de todos los tamaños, incluidas pymes, entidades sanitarias, telecomunicaciones, energía, servicios digitales y administraciones públicas.
Las 5 causas más frecuentes de riesgo sancionador en España
1. Medidas de seguridad inadecuadas
La AEPD dedica una parte muy relevante de su actividad a incidentes relacionados con quiebras de seguridad y con infracciones de los artículos 5.1.f y 32 del RGPD en EUR-Lex. En la Memoria 2024, la Agencia señala que los procedimientos vinculados a brechas de seguridad tuvieron una presencia significativa en 2023 y 2024, y que las multas por este tipo de infracciones superaron los 13 millones de euros en 2024.
Para reducir este riesgo, conviene implantar autenticación multifactor en sistemas expuestos a internet, cifrado en reposo y en tránsito, control de accesos basado en mínimo privilegio, monitorización de actividad anómala y una política clara de gestión de vulnerabilidades. La AEPD también pone a disposición de las organizaciones herramientas y materiales prácticos de apoyo al cumplimiento.
2. Falta de base jurídica válida
El tratamiento sin una base jurídica correctamente definida sigue siendo una de las causas clásicas de infracción. El artículo 6 del RGPD exige que cada tratamiento se apoye en una base válida y documentable, y que esa base sea coherente con la finalidad, la minimización de datos y la información facilitada al interesado.
En la práctica, esto exige revisar tratamiento por tratamiento: si se basa en consentimiento, contrato, obligación legal, interés legítimo u otra base; si esa base está documentada; y si la información de privacidad describe el tratamiento con suficiente claridad.
3. No notificar brechas dentro del plazo
El artículo 33 del RGPD obliga a notificar a la autoridad de control una brecha de datos personales sin dilación indebida y, de ser posible, a más tardar en 72 horas desde que se tenga constancia de ella. La AEPD mantiene una guía específica sobre gestión de brechas y ofrece tanto Asesora Brecha como Comunica-Brecha RGPD para ayudar a decidir si procede notificar a la autoridad o comunicar a los afectados.
Una respuesta razonable a una brecha suele incluir cuatro momentos: detección y contención inicial, evaluación del impacto, notificación a la AEPD cuando proceda y comunicación a los afectados si existe alto riesgo. No disponer de un protocolo previo es uno de los errores más costosos.
4. No realizar una DPIA cuando es obligatoria
La Evaluación de Impacto en Protección de Datos es obligatoria cuando un tratamiento es probable que entrañe un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas. El EDPB respalda las directrices heredadas del antiguo WP29, y estas señalan que, como regla práctica, cuando concurren dos o más criterios de alto riesgo, normalmente debe realizarse una DPIA. La AEPD también dispone de una guía específica sobre gestión del riesgo y evaluación de impacto y de la herramienta Evalúa-Riesgo RGPD.
Esto resulta especialmente importante en tratamientos con biometría, perfilado, decisiones automatizadas, vigilancia sistemática, salud, datos sensibles o tratamientos a gran escala. Cuando además se utilizan sistemas de IA, el análisis debe coordinarse con la gobernanza tecnológica y la trazabilidad del sistema.
5. No designar un DPO cuando la ley lo exige
El artículo 37 del RGPD establece los supuestos generales de designación obligatoria del Delegado de Protección de Datos, y la LOPDGDD amplía el perímetro de entidades obligadas en España. La AEPD recuerda expresamente que la obligación depende del tipo de actividad, no del número de empleados. Entre los sectores que pueden tener obligación de designarlo figuran, entre otros, determinados prestadores de servicios de comunicaciones electrónicas, entidades que elaboran perfiles a gran escala, centros sanitarios obligados al mantenimiento de historias clínicas y otras actividades enumeradas en la norma española.
El DPO puede ser interno o externo, pero debe tener conocimientos especializados, independencia funcional y acceso al nivel más alto de la organización.
Lista de verificación de cumplimiento RGPD en España
Si quiere reducir el riesgo sancionador de forma realista, esta es una lista de control útil para 2025-2026:
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Mantener un inventario actualizado de actividades de tratamiento.
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Revisar que cada tratamiento tenga base jurídica válida y documentada.
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Verificar si existe obligación de designar DPO y, en su caso, notificarlo correctamente.
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Implantar controles de seguridad proporcionales al riesgo.
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Definir un protocolo interno de brechas con tiempos, responsables y evidencias.
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Realizar DPIA en tratamientos de alto riesgo.
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Revisar contratos con encargados del tratamiento y proveedores.
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Garantizar canales eficaces para derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad.
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Formar al personal con especial foco en seguridad, derechos y escalado de incidentes.
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Revisar cookies, marketing, perfilado y transferencias internacionales cuando apliquen.
Cómo construir un marco de cumplimiento que funcione
Paso 1. Hacer una evaluación de madurez en privacidad
Empiece por entender qué tratamientos realiza, con qué bases jurídicas, qué proveedores utiliza y dónde están los mayores riesgos. La AEPD ofrece herramientas orientadas a distintos niveles de madurez, incluidas Facilita RGPD y Facilita Emprende, además de Gestiona RGPD para apoyar el registro de actividades, el análisis de riesgos y la evaluación de impacto.
Paso 2. Consolidar el ROPA
El registro de actividades de tratamiento debe recoger finalidades, categorías de interesados y datos, destinatarios, transferencias internacionales, plazos de conservación y medidas de seguridad. Este registro es una pieza básica para responder bien ante inspecciones, reclamaciones o auditorías internas.
Paso 3. Integrar privacidad desde el diseño
La AEPD y el RGPD insisten en la privacidad desde el diseño y por defecto. En la práctica, eso supone limitar la recogida de datos, activar configuraciones protectoras por defecto, seudonimizar o anonimizar cuando sea posible y revisar la necesidad y proporcionalidad antes de desplegar nuevos tratamientos.
Paso 4. Formar al personal
La mayor parte de los errores que acaban en sanción tienen un componente operativo: solicitudes de derechos mal gestionadas, correos enviados al destinatario erróneo, accesos mal configurados, o decisiones tomadas sin revisar la base jurídica. La formación periódica reduce ese riesgo y además mejora la capacidad de respuesta ante la AEPD.
Paso 5. Preparar derechos y brechas como procesos, no como documentos
No basta con tener políticas guardadas. Debe haber un flujo claro para registrar solicitudes de derechos, verificar identidades, recuperar datos, responder en plazo y escalar incidencias. Lo mismo ocurre con las brechas: sin un responsable, una cadena de decisiones y evidencias de actuación, la organización llega tarde y mal a la notificación.
Procedimientos de la AEPD: qué ocurre cuando llega una reclamación
La AEPD puede actuar de oficio o a raíz de una reclamación. En una fase preliminar valora si la reclamación es admisible y, en determinados casos, puede pedir información antes de incoar formalmente un procedimiento. Según la propia Agencia, el reclamante debe recibir una decisión de admisión o inadmisión en un plazo de tres meses. Los procedimientos sobre derechos pueden resolverse en un máximo de seis meses, y los procedimientos sancionadores por infracciones pueden durar hasta doce meses desde su inicio.
Eso hace especialmente importante responder rápido, con documentación ordenada y un relato coherente de cumplimiento.
Errores comunes que siguen cometiendo las empresas
Un error muy frecuente es copiar banners de cookies o textos legales de otras webs sin revisar si realmente reflejan el tratamiento realizado. Otro es tratar el RGPD como un proyecto puntual y no como una función continua. También es habitual infravalorar el riesgo de los proveedores, olvidar que los datos de empleados son datos personales o asumir que ser una pyme reduce la probabilidad de inspección. En España, la práctica supervisora de la AEPD demuestra que ninguna de esas suposiciones es segura.
Prioridades sectoriales para 2025-2026
En salud, comercio electrónico, finanzas, telecomunicaciones y energía, el riesgo es especialmente visible por el tipo de datos tratados, el volumen de operaciones o el uso de decisiones automatizadas. La Memoria 2024 de la AEPD subraya precisamente la relevancia sancionadora de sectores como suministro de agua y energía, entidades financieras y servicios de internet.
Si su organización además utiliza biometría, perfilado o inteligencia artificial, conviene elevar el estándar de revisión. En ese contexto, una formación específica como estrategia de IA y tecnologías emergentes para negocios puede servir para conectar privacidad, DPIA, documentación técnica y controles operativos.
Plan de cumplimiento RGPD en 30-60-90 días
Días 1-30
Revise si necesita DPO, haga inventario de tratamientos, actualice su política de privacidad e identifique brechas críticas de base jurídica, seguridad o DPIA.
Días 31-60
Cree o actualice el ROPA, implante medidas técnicas prioritarias, revise contratos con encargados y forme al personal en derechos, seguridad y escalado.
Días 61-90
Complete DPIA pendientes, pruebe simulaciones de brechas, audite proveedores clave y programe una revisión periódica de cumplimiento.
Conclusión
La aplicación del RGPD en España sigue siendo intensa y muy operativa. La AEPD combina volumen de actuaciones, atención a brechas, presión sobre medidas de seguridad y una expectativa clara de responsabilidad demostrable. La mejor defensa no es esperar a recibir un requerimiento, sino llegar antes con inventario, base jurídica, seguridad, DPIA, DPO cuando proceda y procesos internos realmente funcionales.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son las causas más comunes de sanciones RGPD en España?
Las más repetidas incluyen medidas de seguridad insuficientes, falta de base jurídica válida, mala gestión de brechas y ausencia de DPIA en tratamientos de alto riesgo.
¿Cuándo es obligatorio designar un Delegado de Protección de Datos en España?
Cuando concurre alguno de los supuestos del artículo 37 del RGPD o alguno de los casos ampliados por la LOPDGDD. En España, la obligación depende de la actividad, no del tamaño de la empresa.
¿Con qué rapidez debo notificar una brecha a la AEPD?
En principio, dentro de las 72 horas desde que se tiene constancia de la brecha, salvo que sea improbable que suponga un riesgo para los derechos y libertades de las personas.
¿Qué es una DPIA y cuándo suele ser obligatoria?
Es una evaluación de impacto sobre la protección de datos para tratamientos de alto riesgo. Suele ser necesaria cuando concurren varios criterios de alto riesgo, como perfilado, vigilancia sistemática, datos sensibles o tratamiento a gran escala.
¿Puedo externalizar la función de DPO?
Sí. El RGPD permite designar un DPO externo mediante contrato de servicios, siempre que reúna la cualificación y autonomía necesarias.
