¿Tu Plan de Igualdad está a punto de caducar? Guía de renovación 2026

Un Plan de Igualdad tiene una vigencia máxima de cuatro años y ese plazo no es prorrogable. Cuando expira, si no se ha negociado y registrado uno nuevo con antelación, la empresa se queda sin plan vigente y queda expuesta a sanciones e Inspección de Trabajo. Por eso, la renovación debe iniciarse meses antes de la fecha de caducidad, no después.

Si tu organización aprobó su Plan de Igualdad en 2021 al amparo del Real Decreto 901/2020, es muy probable que esté entrando ahora en su ventana de renovación. Y en 2026 esa renovación llega con dos factores nuevos que cambian las reglas del juego: la Directiva europea de transparencia retributiva y el Reglamento de Inteligencia Artificial (EU AI Act). Esta guía explica cuándo caduca tu plan, cómo renovarlo paso a paso y qué obligaciones adicionales debes integrar este año.

¿Cuánto dura un Plan de Igualdad y cuándo caduca?

La normativa fija una vigencia máxima de cuatro años para el Plan de Igualdad (artículo 9 del Real Decreto 901/2020). Las partes pueden pactar un periodo más corto —uno, dos o tres años— durante la negociación, pero nunca uno superior.

El plazo se cuenta desde el registro del plan en el REGCON, no desde su firma interna ni desde el inicio de la negociación. Es un error frecuente pensar que, una vez aprobado e inscrito, el plan tiene carácter indefinido: la legislación española exige una actualización periódica para garantizar su eficacia real y su adaptación a los cambios de la plantilla.

Recuerda, además, que la obligación de contar con un Plan de Igualdad alcanza a todas las empresas de 50 o más personas trabajadoras, tanto del sector privado como del público, tras las reformas introducidas en la Ley Orgánica 3/2007 para la igualdad efectiva de mujeres y hombres.

Cómo saber si tu Plan de Igualdad está a punto de expirar

Para comprobar tu situación, revisa estos tres puntos:

• La fecha de registro en el REGCON. Localiza la fecha de inscripción y suma la vigencia pactada (o cuatro años, si no se pactó un periodo menor). Esa es tu fecha límite real.
• El año de aprobación. Muchas empresas inscribieron su primer plan en 2021, tras la entrada en vigor del RD 901/2020 y del RD 902/2020. Esos planes vencen, como máximo, en 2025; los inscritos a lo largo de 2022 vencen en 2026.
• Los cambios internos relevantes. No siempre hay que esperar al vencimiento. El plan debe revisarse antes de tiempo ante alteraciones significativas de la plantilla, procesos de fusión, absorción o reestructuración, o cuando lo exija la comisión de seguimiento o la autoridad laboral.

Si tu plan caduca en los próximos doce meses, ya estás dentro del periodo en el que conviene arrancar el proceso.

Qué ocurre si dejas que tu Plan de Igualdad caduque

La consecuencia inmediata es la más peligrosa: al no ser prorrogable, un plan vencido sin sucesor deja a la empresa sin Plan de Igualdad a efectos legales, exactamente igual que si nunca lo hubiera tenido. A partir de ahí, las consecuencias se acumulan.

A las multas se suman otras consecuencias de peso:

• Pérdida de bonificaciones y subvenciones. Contar con el Plan de Igualdad registrado es requisito para acceder a determinadas bonificaciones a la contratación.
• Exclusión de la contratación pública. Una empresa obligada que carezca de plan vigente puede quedar fuera de las licitaciones del sector público.
• Riesgo reputacional y reincidencia. Las sanciones pueden agravarse por reincidencia, y la ausencia de plan daña la reputación frente a clientes, talento y administración.

Cómo renovar el Plan de Igualdad paso a paso

Renovar no es actualizar un documento: implica repetir, en lo esencial, todas las fases de elaboración, con un nivel de exigencia mayor que en el plan inicial. El proceso ordenado es el siguiente:

1. Constituir la comisión negociadora. Empresa y representación legal de las personas trabajadoras se sientan de nuevo a negociar el nuevo plan.
2. Realizar el diagnóstico actualizado, incluida la auditoría retributiva. Se vuelve a analizar la situación de la organización en selección, promoción, formación, retribución, conciliación y prevención del acoso. La auditoría retributiva es obligatoria conforme al Real Decreto 902/2020, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres.
3. Negociar las nuevas medidas. Se fijan objetivos concretos y medibles, medidas, personas responsables, recursos, indicadores de seguimiento y calendario de aplicación.
4. Firmar el nuevo plan. El acuerdo debe estar cerrado antes de que el plan anterior pierda su vigencia, para evitar el vacío legal.
5. Inscribir el plan en el REGCON. El registro es condición imprescindible para que el plan sea válido y exigible.
6. Mantener el seguimiento. El seguimiento documentado, como mínimo anual, permite corregir desviaciones antes de la siguiente caducidad.

La clave operativa: planifica el inicio de la negociación con suficiente antelación a la fecha de vencimiento, porque el diagnóstico y la auditoría retributiva requieren tiempo.

2026 cambia las reglas: la Directiva de transparencia retributiva

La renovación de este año no parte del mismo punto que la de 2021. La Directiva (UE) 2023/970 de transparencia retributiva tiene como fecha límite de transposición el 7 de junio de 2026. España todavía no ha completado la transposición formal a esa fecha, pero la obligación de adaptar procesos y estructuras no desaparece por ello.

La norma refuerza directamente el diagnóstico del que depende tu renovación, porque introduce, entre otras, estas exigencias:

• Bandas salariales en las ofertas de empleo y prohibición de preguntar a las personas candidatas por su salario anterior.
• Derecho de información de la plantilla sobre los niveles retributivos medios, desglosados por sexo, para puestos de igual valor.
• Umbral del 5 %: una diferencia retributiva injustificada superior a ese porcentaje obliga a realizar una evaluación retributiva conjunta con la representación de las personas trabajadoras.
• Inversión de la carga de la prueba: será la empresa quien deba demostrar que no existe discriminación retributiva, y no la persona trabajadora.

Las obligaciones de información de brecha siguen un calendario escalonado a partir de 2027 según el tamaño de la plantilla. Conclusión práctica: el Plan de Igualdad que renueves en 2026 debe diseñarse ya pensando en estas reglas, no como un añadido posterior.

IA en selección y RR. HH.: el nuevo frente de tu Plan de Igualdad

Hay un segundo frente que la mayoría de los planes todavía no contempla. Si tu organización utiliza inteligencia artificial en recursos humanos —para publicar ofertas segmentadas, cribar currículos, puntuar entrevistas, evaluar el desempeño o apoyar decisiones de promoción— esas herramientas están reguladas.

El Reglamento (UE) 2024/1689 (EU AI Act) clasifica como sistemas de alto riesgo, en su Anexo III, la IA destinada a la selección y contratación de personas y la IA empleada en decisiones sobre las condiciones de trabajo, la promoción o la extinción de la relación laboral. Esta clasificación se aplica con independencia del tamaño de la empresa y tanto si la herramienta se ha adquirido a un proveedor como si se ha desarrollado internamente. Nuestro análisis sobre la IA y los RR. HH. en España bajo el EU AI Act detalla qué implica esto para las empresas.

Para la empresa que despliega estos sistemas, ello implica obligaciones concretas: supervisión humana, transparencia hacia las personas candidatas, control y vigilancia de sesgos, y mantenimiento de registros de las decisiones asistidas por IA. Es exactamente el mismo objetivo que persigue tu Plan de Igualdad: garantizar la no discriminación en selección, promoción y retribución. Dicho de otro modo, auditar tus herramientas de IA no es un tema ajeno a la renovación, sino parte de hacerla bien en 2026. Cuando un sistema de IA afecta de forma relevante a los derechos de las personas, la Evaluación de Impacto en los Derechos Fundamentales (FRIA) —que cubre expresamente la no discriminación— se convierte en el complemento natural de tu diagnóstico de igualdad.

Las fechas aprietan: los requisitos plenos para los sistemas de alto riesgo son exigibles desde el 2 de agosto de 2026, y las infracciones pueden acarrear multas de hasta 35 millones de euros o el 7 % de la facturación anual mundial en los casos más graves, con tramos inferiores para otros incumplimientos. En España, la supervisión corresponde a la AESIA, la agencia estatal de supervisión de la IA —puedes leer nuestra guía sobre qué significa la AESIA para tu empresa—, en coordinación con las obligaciones de RGPD y LOPDGDD que ya conoces de tus procesos de selección y de los registros de personal (formación en protección de datos para empresas).

Checklist de renovación 2026

Antes de cerrar el proceso, comprueba que has cubierto cada punto:

• Fecha de caducidad confirmada a partir del registro en el REGCON.
• Negociación iniciada con antelación suficiente al vencimiento.
• Comisión negociadora constituida.
• Diagnóstico actualizado y auditoría retributiva realizados.
• Medidas con objetivos medibles, responsables, recursos y calendario.
• Adaptación a la Directiva (UE) 2023/970 (bandas salariales, umbral del 5 %, información retributiva).
• Inventario de herramientas de IA en RR. HH. y clasificación de riesgo conforme al Anexo III del EU AI Act.
• Nuevo plan firmado e inscrito en el REGCON antes de la fecha de caducidad.
• Mecanismo de seguimiento anual documentado.