Do you need a Data Protection Officer (DPO) in Spain? The rules have just changed for SMEs

EV

Elena Vasquez-Moretti

Data Protection Officer in Spain: Who Needs a DPO (2026 Guide)

La pregunta parece sencilla: ¿mi empresa necesita un Delegado de Protección de Datos?

En la mayoría de los países de la Unión Europea, la respuesta para las pequeñas y medianas empresas suele ser no, salvo que realicen una monitorización sistemática a gran escala o traten datos sensibles a gran escala. En España, la respuesta es considerablemente más compleja.

España cuenta con uno de los regímenes de designación obligatoria de DPD más amplios de toda la Unión Europea. El artículo 34 de la LOPDGDD —la ley española de protección de datos— exige la designación de un DPD en 16 sectores específicos, con independencia del tamaño de la empresa o de la escala del tratamiento. Un autónomo que gestiona una academia privada de idiomas tiene la misma obligación de designar un DPD que un hospital nacional. Una clínica sanitaria de tres personas se enfrenta al mismo requisito que una gran compañía aseguradora.

Muchas empresas que operan en estos sectores no son conscientes de esta obligación. Y la AEPD la está aplicando.

Esta guía explica exactamente quién necesita un DPD en España, qué propone cambiar el Paquete Ómnibus Digital de la UE —y, de forma crítica, qué no cambia— y qué debe hacer su empresa según su situación.

Para comprender el marco completo de interacción entre el RGPD y la LOPDGDD para empresas en España, comience con nuestra guía pilar: Cumplimiento del RGPD de la UE para empresas: guía completa 2026.

¿Qué es un Delegado de Protección de Datos y qué hace realmente?

Un Delegado de Protección de Datos es un experto independiente responsable de garantizar que su organización cumpla con el RGPD y con la LOPDGDD española. La figura fue creada por el RGPD en 2018 y formalizada en España a través de la LOPDGDD.

El DPD no es la persona responsable de implementar el RGPD; esa responsabilidad sigue correspondiendo al titular de la empresa o al responsable del tratamiento. La función del DPD consiste en asesorar, supervisar y actuar como puente entre su organización, las personas cuyos datos trata y la AEPD.

Según el artículo 39 del RGPD, las funciones principales de un DPD incluyen:

  • Informar y asesorar a la empresa y a su personal sobre sus obligaciones en materia de protección de datos.

  • Supervisar el cumplimiento continuo del RGPD, la LOPDGDD y las políticas internas de protección de datos.

  • Asesorar y supervisar las Evaluaciones de Impacto relativas a la Protección de Datos (EIPD) en tratamientos de alto riesgo.

  • Actuar como punto de contacto con la AEPD para consultas regulatorias e investigaciones.

  • Gestionar las solicitudes de ejercicio de derechos dirigidas a la organización.

Un DPD debe ser independiente. No puede recibir instrucciones sobre cómo desempeñar sus funciones, no puede ser destituido por cumplirlas y debe informar directamente al nivel más alto de dirección. Según la legislación española, los DPD empleados directamente por la organización cuentan con una protección reforzada frente al despido, salvo en casos de dolo o negligencia grave.

Es importante destacar que el DPD puede ser un empleado interno o un proveedor externo. El artículo 37.6 del RGPD permite expresamente que las empresas cubran la función de DPD mediante un proveedor externo a través de un contrato de servicios. Para la mayoría de las pymes españolas, un modelo externalizado de DPD como servicio suele ser la opción más práctica y rentable.

Las dos capas: primero el RGPD, después la LOPDGDD

Para determinar si su empresa necesita un DPD en España, debe revisar dos marcos legales distintos. Ambos pueden activar la obligación de forma independiente.

Capa 1: RGPD — la base de la Unión Europea

Según el artículo 37 del RGPD, un DPD es obligatorio para cualquier organización que encaje en una de estas tres categorías:

Autoridades y organismos públicos. Todas las entidades gubernamentales, municipios e instituciones públicas deben designar un DPD, independientemente de su tamaño.

Organizaciones cuyas actividades principales requieren una monitorización regular y sistemática de personas a gran escala. Esto incluye empresas cuyo modelo de negocio principal depende del seguimiento, perfilado o monitorización de personas. La multa de la AEPD de 2020 contra Glovo —la plataforma de reparto— dejó claro que el tratamiento diario de miles de perfiles de clientes y datos de geolocalización constituye tratamiento a gran escala, incluso cuando la empresa no se considera a sí misma una gran organización. La AEPD concluyó que Glovo había infringido el artículo 37.1.b del RGPD porque sus actividades principales consistían en operaciones de tratamiento que requerían una observación habitual y sistemática de interesados a gran escala, en función del número de clientes y de los identificadores personales tratados diariamente.

Organizaciones cuyas actividades principales implican el tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos. Esto incluye datos de salud, datos biométricos, datos genéticos, datos relativos a condenas e infracciones penales, y datos que revelen origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias religiosas u orientación sexual.

Estos umbrales del RGPD son deliberadamente amplios y no están definidos con precisión. Términos como “gran escala” y “monitorización sistemática” no tienen cifras exactas en el reglamento. Las directrices del EDPB identifican factores relevantes —número de personas afectadas, volumen de datos, duración del tratamiento y alcance geográfico—, pero la determinación final requiere un análisis jurídico de sus operaciones específicas.

Capa 2: LOPDGDD — la lista española de sectores obligatorios

Aquí es donde España se diferencia claramente del resto de la Unión Europea.

El artículo 34 de la LOPDGDD exige la designación de DPD en 16 sectores específicos, independientemente del tamaño de la empresa o de la escala del tratamiento. Si su organización pertenece a cualquiera de las categorías siguientes, la obligación de designar un DPD se aplica automáticamente. No se requiere análisis de umbral ni evaluación de “gran escala”.

Los sectores obligatorios según el artículo 34 de la LOPDGDD son:

Colegios profesionales y sus consejos generales. Esto incluye colegios médicos, colegios de abogados, colegios de ingeniería, consejos farmacéuticos y cualquier otro organismo profesional reconocido oficialmente.

Centros docentes en todos los niveles, incluidas universidades públicas y privadas. Esto incluye colegios, universidades y centros de formación. Una pequeña academia de idiomas con tres profesores tiene el mismo requisito legal de DPD que un gran hospital. Academias privadas de refuerzo, centros de formación profesional, autoescuelas que tratan datos de alumnos y escuelas de idiomas entran en esta categoría.

Operadores de telecomunicaciones y proveedores de redes de comunicaciones electrónicas. Entidades que operan redes y prestan servicios de comunicaciones electrónicas cuando tratan datos personales de forma regular y sistemática a gran escala.

Prestadores de servicios de la sociedad de la información que elaboran perfiles de usuarios a gran escala. Plataformas digitales, aplicaciones y servicios online que construyen perfiles de usuarios a gran escala. Esta es la categoría bajo la cual Glovo fue sancionada.

Entidades de crédito. Bancos, cajas de ahorro, cooperativas de crédito y entidades financieras similares reguladas por la normativa bancaria española.

Entidades aseguradoras y reaseguradoras. Todas las aseguradoras y reaseguradoras autorizadas, incluidos corredores e intermediarios que tratan datos de asegurados.

Empresas de servicios de inversión e instituciones de inversión colectiva. Sociedades de valores, gestoras de fondos y entidades financieras similares.

Entidades responsables de ficheros comunes de solvencia patrimonial. Agencias de información crediticia y organizaciones que gestionan bases de datos de deuda y solvencia.

Empresas de seguridad privada. Todas las empresas de seguridad y vigilancia privada, incluidas aquellas que operan sistemas de videovigilancia como parte central de su actividad.

Federaciones deportivas. Federaciones deportivas nacionales y autonómicas que tratan datos de miembros, deportistas y competiciones.

Entidades de juego y apuestas. Empresas titulares de licencias de juego conforme a la legislación española en materia de juego.

Empresas de publicidad y estudios de mercado que realizan perfilado. Cualquier organización cuya actividad principal consista en elaborar perfiles de personas para publicidad, segmentación o investigación.

Centros, establecimientos y prestadores sanitarios. Hospitales, clínicas, consultas médicas, clínicas dentales, farmacias, centros de fisioterapia, laboratorios médicos y cualquier entidad sanitaria que trate datos de pacientes. Esto se aplica independientemente del número de pacientes o empleados.

Entidades que gestionan sistemas comunes de Seguridad Social a gran escala. Entidades que administran planes de pensiones de empleo y sistemas colectivos similares de previsión social.

Entidades que operan infraestructuras críticas. Organizaciones designadas como operadores de infraestructuras críticas nacionales conforme a la legislación española de seguridad.

Empresas de distribución de energía. Distribuidoras de electricidad y gas natural sujetas a regulación sectorial específica.

Esta lista no agota todos los casos en los que un DPD puede ser legalmente obligatorio. Representa los sectores en los que la LOPDGDD crea una obligación automática e independiente del tamaño. Las organizaciones de otros sectores también pueden necesitar un DPD si cumplen los criterios del artículo 37 del RGPD descritos anteriormente.

Qué propone el Ómnibus Digital de la UE y qué no toca

El Paquete Ómnibus Digital de la UE, publicado en noviembre de 2025, ha recibido una atención significativa por sus propuestas de cambio en los requisitos de cumplimiento del RGPD para empresas más pequeñas. Muchos propietarios de empresas se han preguntado si esta propuesta reduce la obligación de designar un DPD para las pymes.

La respuesta directa es no.

Las propuestas del Ómnibus Digital, si se adoptan, generarían ahorros administrativos principalmente mediante la ampliación de exenciones relativas a los registros de actividades de tratamiento y mediante regímenes de cumplimiento más ligeros para pymes y pequeñas empresas de mediana capitalización. La obligación de designar un DPD conforme al artículo 37 del RGPD no está entre las disposiciones previstas para modificación.

Más importante aún para las empresas en España: el Ómnibus Digital no propone cambios en la legislación nacional. La lista de 16 sectores con designación obligatoria de DPD de la LOPDGDD se encuentra en la legislación nacional española. Las propuestas a nivel de la Unión Europea no modifican automáticamente el derecho nacional. Incluso si el Ómnibus Digital se adopta tal como está propuesto, el artículo 34 de la LOPDGDD seguirá sin cambios salvo que el Gobierno español impulse legislación interna separada para modificarlo.

El Paquete Ómnibus Digital avanzará a través del proceso legislativo de trílogos de la Unión Europea, con una adopción prevista para mediados de 2026. Sin embargo, su contenido probablemente cambiará y, por ahora, las organizaciones no están obligadas a implementar ningún cambio en sus marcos de cumplimiento.

Para las empresas incluidas en los 16 sectores obligatorios, la obligación de DPD no cambia. Para las empresas fuera de esos sectores, los criterios del artículo 37 del RGPD tampoco cambian. El único cambio propuesto en esta área se refiere a la ampliación de la exención del Registro de Actividades de Tratamiento, no a los requisitos de DPD.

Qué ocurre si no designa un DPD cuando está obligado

No designar un DPD obligatorio es una infracción grave conforme al RGPD y la LOPDGDD. Y la AEPD la aplica.

Según el artículo 73 de la LOPDGDD, no disponer de un DPD conforme a los requisitos del RGPD puede considerarse una infracción grave, con una sanción administrativa de hasta 10 millones de euros o el 2% del volumen de negocio anual total, la cantidad que resulte superior.

El historial de la AEPD confirma que esto no es teórico. En junio de 2020, la AEPD impuso una multa de 25.000 euros a Glovo por no designar un DPD. El procedimiento se inició tras dos reclamaciones presentadas en mayo y noviembre de 2019. Aunque Glovo comunicó a la AEPD la designación de un DPD el 31 de enero de 2020, la AEPD reconoció la actuación proactiva, pero concluyó que no era suficiente para evitar la sanción.

El caso Glovo estableció varios principios que siguen siendo relevantes hoy:

Designar un DPD después de que comience una investigación no elimina la responsabilidad por incumplimientos anteriores. La AEPD reconoció expresamente la designación tardía de Glovo, pero sancionó igualmente a la empresa por el periodo en el que no existía DPD.

Un comité interno que realiza funciones similares a las de un DPD no sustituye a un DPD formalmente designado. Glovo argumentó que su Comité de Protección de Datos cumplía todas las funciones del DPD. La AEPD rechazó este argumento porque no había ningún DPD formalmente registrado ante la agencia y no aparecía ninguna mención en la política de privacidad pública de la empresa.

No notificar a la AEPD la designación del DPD constituye una infracción separada. Según la legislación española, responsables y encargados del tratamiento deben notificar a la AEPD cualquier designación, modificación o cese de DPD en un plazo de diez días, tanto si la designación es obligatoria como si es voluntaria. Glovo fue sancionada tanto por no designar el DPD como por no notificar a tiempo.

Ser reincidente aumenta sustancialmente el riesgo. Una vez que una empresa ha sido sancionada por cualquier infracción del RGPD, las infracciones posteriores se valoran con una circunstancia agravante que puede incrementar de forma significativa el importe de las multas. Una empresa sancionada por no tener DPD que después afronte cualquier otro problema de cumplimiento entra en el proceso de la AEPD en una posición estructuralmente peor.

Cómo designar un DPD en España: pasos prácticos

Si ha determinado que su empresa necesita un DPD —o ha decidido designarlo de forma voluntaria—, este es el proceso que debe seguir.

Paso 1 — Identifique a su DPD. Su DPD puede ser un empleado existente, un especialista contratado o un proveedor externo. El DPD debe contar con conocimientos expertos en normativa de protección de datos —tanto RGPD como LOPDGDD— y una comprensión suficiente de las actividades de tratamiento de su empresa. En España no existe una certificación obligatoria, aunque el Esquema de Certificación de Delegados de Protección de Datos de la AEPD, versión 1.4, se utiliza ampliamente como referencia.

Paso 2 — Garantice la independencia. El DPD no debe tener un conflicto de intereses con su función de supervisión del cumplimiento. No puede ocupar simultáneamente un puesto que determine los fines o medios del tratamiento de datos. Por ejemplo, un director de IT que decide qué datos se recopilan no puede actuar también como DPD. La autoridad belga de protección de datos sancionó a una empresa con 50.000 euros por designar como DPD a su Head of Compliance en una función que generaba un conflicto estructural de intereses. Externalizar la función de DPD a un proveedor externo es una forma eficaz de garantizar la independencia.

Paso 3 — Formalice la designación. Si utiliza un empleado interno, documente formalmente la designación. Si utiliza un proveedor externo, formalice un contrato de servicios por escrito que defina el alcance de las funciones del DPD y sus derechos de acceso.

Paso 4 — Notifique a la AEPD en un plazo de 10 días. La AEPD mantiene un registro electrónico actualizado de DPD, y los responsables y encargados del tratamiento están obligados a notificar designaciones, modificaciones y ceses en un plazo de diez días, tanto para designaciones obligatorias como voluntarias. Esta notificación se realiza a través del portal online de la AEPD. No notificar constituye una infracción independiente, separada de la obligación de designar.

Paso 5 — Publique los datos de contacto del DPD. La información de contacto del DPD —normalmente una dirección de correo electrónico dedicada— debe publicarse en su política de privacidad y en cualquier otra comunicación relevante. Las personas que ejercen sus derechos de protección de datos pueden dirigir sus solicitudes directamente al DPD. Los datos de contacto no tienen por qué incluir el nombre personal del DPD.

Paso 6 — Dote al DPD de recursos adecuados. El DPD debe tener acceso a todas las actividades de tratamiento relevantes, recibir formación adecuada y contar con el tiempo y las herramientas necesarias para desempeñar su función. Designar un DPD solo de manera nominal, sin dotarlo de recursos, no es una solución de cumplimiento. La AEPD evalúa si los DPD están desempeñando realmente su función cuando investiga reclamaciones.

¿Debe su empresa designar un DPD voluntariamente?

Si su sector no aparece en la lista del artículo 34 de la LOPDGDD y sus tratamientos no cumplen los umbrales del artículo 37 del RGPD, no está legalmente obligado a designar un DPD. Pero eso no significa necesariamente que no deba tener uno.

La designación voluntaria de un DPD tiene sentido práctico para empresas que:

  • Gestionan volúmenes significativos de datos personales de clientes o empleados.

  • Utilizan herramientas de IA, sistemas de perfilado o decisiones automatizadas en sus operaciones.

  • Operan en sectores donde clientes o socios exigen contractualmente evidencias de una gobernanza sólida en protección de datos.

  • Tratan cualquier categoría especial de datos sensibles, aunque no sea a una escala que active una obligación obligatoria.

  • Están creciendo rápidamente y prevén que sus actividades de tratamiento evolucionen.

Si decide designar un DPD voluntariamente, debe seguir los mismos pasos que quienes están obligados a hacerlo, incluida la notificación a la AEPD. Además, el DPD debe cumplir los mismos estándares de conocimiento experto e independencia.

Una designación voluntaria de DPD tampoco puede revertirse sin notificación. Si registra un DPD ante la AEPD y posteriormente lo cesa sin designar un sustituto, esa retirada debe notificarse en un plazo de diez días. Y si la AEPD concluye posteriormente que su tratamiento sí requería un DPD obligatorio, la retirada genera exposición adicional.

El modelo DPD como servicio: lo que están eligiendo las pymes españolas

Para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas en España que necesitan un DPD —ya sea por la lista de sectores obligatorios o de forma voluntaria—, el modelo de DPD externalizado se ha convertido en la opción dominante.

Un DPD externo aporta experiencia certificada, independencia frente a conflictos internos de intereses y soporte escalable sin el coste de una contratación a tiempo completo. El contrato de servicios especifica el alcance de las funciones, que normalmente incluye mantener el Registro de Actividades de Tratamiento, asesorar sobre EIPD, gestionar solicitudes de derechos, supervisar cambios regulatorios, actuar como enlace con la AEPD y entregar informes anuales de cumplimiento.

El coste de un servicio externalizado de DPD varía según la complejidad de sus actividades de tratamiento y el nivel de soporte necesario. Para una pequeña empresa en un sector obligatorio con tratamientos sencillos, suele representar una fracción del coste de un único incumplimiento. Para organizaciones que gestionan historiales médicos, datos de estudiantes, carteras de seguros o datos financieros, la comparación frente al riesgo legal por no designarlo es clara.

Preguntas frecuentes

¿Todas las empresas en España necesitan un Delegado de Protección de Datos?

No. Un DPD es obligatorio para organizaciones que cumplen los criterios del artículo 37 del RGPD —organismos públicos, monitorización sistemática a gran escala o tratamiento a gran escala de datos sensibles— y para organizaciones incluidas en los 16 sectores del artículo 34 de la LOPDGDD. Las empresas fuera de estas categorías no están legalmente obligadas a designar un DPD, aunque pueden hacerlo voluntariamente.

¿Qué sectores requieren un DPD obligatorio en España, independientemente del tamaño de la empresa?

Según el artículo 34 de la LOPDGDD, los sectores obligatorios incluyen: colegios profesionales, centros docentes en todos los niveles —incluidas academias privadas de idiomas y centros de formación—, operadores de telecomunicaciones, prestadores de servicios de la sociedad de la información que realizan perfilado a gran escala, entidades de crédito, compañías aseguradoras, empresas de servicios de inversión, agencias de información crediticia, empresas de seguridad privada, federaciones deportivas, entidades de juego, empresas de publicidad y estudios de mercado que realizan perfilado, prestadores sanitarios de todos los tamaños, entidades de previsión social, operadores de infraestructuras críticas y empresas de distribución de energía.

¿Una pequeña escuela de idiomas o academia privada necesita un DPD en España?

Sí. Los centros docentes privados —incluidas academias pequeñas, escuelas de idiomas y centros de formación— están incluidos expresamente en el artículo 34 de la LOPDGDD como organizaciones obligadas a designar un DPD, independientemente de su tamaño o número de empleados. Esta es una de las obligaciones más comúnmente ignoradas entre las pymes del sector educativo en España.

¿Cuál es la multa por no tener un DPD cuando es obligatorio?

No designar un DPD obligatorio se clasifica como infracción grave según la LOPDGDD y puede conllevar una multa de hasta 10 millones de euros o el 2% del volumen de negocio anual global total, la cantidad que sea superior. En la práctica, la AEPD ha impuesto multas de cinco cifras por esta infracción, incluida una sanción de 25.000 euros contra Glovo en 2020. Además, haber sido sancionado crea una circunstancia agravante para cualquier infracción posterior del RGPD por parte de la misma organización.

¿Puedo designar a un empleado como DPD o debe ser una persona externa?

Ambas opciones están permitidas conforme al artículo 37.6 del RGPD y la legislación española. Un empleado interno puede actuar como DPD siempre que tenga la experiencia necesaria, tiempo suficiente dedicado a la función y ningún conflicto de intereses. La prueba de conflicto de intereses es crítica: una persona que determina los fines o medios del tratamiento —como un CTO, director de RR. HH. o asesor jurídico con responsabilidades operativas— generalmente no puede actuar también como DPD. Muchas pymes españolas optan por un proveedor externo de DPD como servicio para garantizar independencia y acceso a conocimiento especializado.

¿Cómo notifico a la AEPD la designación de un DPD?

Las designaciones, modificaciones y ceses de DPD deben notificarse a la AEPD en un plazo de 10 días mediante el sistema electrónico de notificación disponible en el portal online de la agencia. La notificación se aplica tanto si la designación es obligatoria como voluntaria. La AEPD mantiene un registro público de DPD registrados. No notificar en el plazo de 10 días constituye una infracción independiente, sancionable separadamente de la falta de designación.

¿El Ómnibus Digital de la UE reduce o elimina la obligación de DPD para las pymes?

No. Las propuestas del Ómnibus Digital se dirigen a obligaciones de documentación del RGPD, específicamente al umbral de exención del Registro de Actividades de Tratamiento, y no proponen cambios en los requisitos de designación de DPD del artículo 37 del RGPD. Más importante aún, la lista de 16 sectores con DPD obligatorio de la LOPDGDD pertenece a la legislación nacional española y requeriría un proceso legislativo español separado para modificarse. El Ómnibus Digital no modifica automáticamente la legislación nacional. Para las empresas en sectores obligatorios, la obligación de DPD sigue plenamente vigente.

¿Qué cualificaciones necesita un DPD en España?

El RGPD exige que los DPD cuenten con conocimientos expertos en derecho y prácticas de protección de datos, sin especificar una cualificación obligatoria. En España, la AEPD ha publicado un Esquema de Certificación de Delegados de Protección de Datos que funciona como referencia reconocida de competencia. Aunque esta certificación no es legalmente obligatoria, está ampliamente adoptada en el mercado y demuestra el nivel de conocimiento que la AEPD espera que posea un DPD.

¿Puede compartirse un DPD entre varias empresas?

Sí. El artículo 37.3 del RGPD permite designar un único DPD para un grupo empresarial, siempre que el DPD sea fácilmente accesible desde cada entidad. Este es un modelo habitual para holdings, grupos de franquicias o propietarios con varias entidades jurídicas en España. El requisito de accesibilidad significa que un DPD compartido no puede estar tan sobrecargado que las entidades individuales no puedan recibir asesoramiento y apoyo de forma oportuna.

¿Qué ocurre después de designar un DPD? ¿Qué debe hacer primero?

Inmediatamente después de la designación, un DPD suele revisar las actividades de tratamiento existentes de la organización e identificar brechas de cumplimiento; evaluar si existe un Registro de Actividades de Tratamiento y si está actualizado; revisar avisos de privacidad, mecanismos de consentimiento y procedimientos de derechos; identificar tratamientos que requieren una Evaluación de Impacto relativa a la Protección de Datos; y establecer una cadencia regular de informes con la dirección. El DPD actúa después como supervisor continuo del cumplimiento, no como asesor puntual.

¿Es reversible una designación voluntaria de DPD?

Técnicamente sí, pero con advertencias importantes. Si registra voluntariamente un DPD ante la AEPD, cualquier cese posterior debe notificarse en un plazo de 10 días. Además, si decide cancelar el registro de su DPD, debe reevaluar primero si sus actividades actuales de tratamiento podrían requerir realmente un DPD obligatorio conforme al artículo 37 del RGPD o al artículo 34 de la LOPDGDD, ya que sus tratamientos pueden haber evolucionado desde la evaluación inicial. Retirar un DPD registrado sin una base jurídica sólida puede atraer escrutinio regulatorio.

No asuma que está exento

El enfoque de España respecto a las obligaciones de DPD es diferente al del resto de Europa, y significativamente más amplio de lo que esperan la mayoría de los propietarios de empresas. La lista obligatoria de 16 sectores de la LOPDGDD no tiene equivalente en la mayoría de los Estados miembros de la Unión Europea. Y la AEPD ha demostrado, desde el caso Glovo en adelante, que sancionará a las organizaciones que asuman estar exentas sin evaluar correctamente su posición.

Si su empresa opera en cualquiera de los 16 sectores obligatorios —educación, sanidad, servicios financieros, seguros, seguridad privada, publicidad que perfila personas o cualquiera de los demás— necesita un DPD hoy. No cuando crezca. No cuando el Ómnibus Digital se convierta en ley. Hoy.

Si está fuera de esos sectores, pero trata volúmenes significativos de datos personales, utiliza herramientas de IA o perfilado, o gestiona categorías de datos sensibles, la designación voluntaria de un DPD puede ser la decisión de gestión de riesgos más eficaz para su empresa.

El curso Cumplimiento del RGPD de la UE y protección de datos para empresas de Spanish Compliance Institute cubre en detalle la obligación de DPD, incluidos los requisitos sectoriales de la LOPDGDD, qué hace un DPD en la práctica, cómo evaluar si su empresa necesita uno y 18 plantillas descargables de cumplimiento que puede empezar a utilizar inmediatamente.

Regularice su cumplimiento en materia de DPD →

También en esta serie

Este artículo tiene únicamente fines informativos y no constituye asesoramiento jurídico. Para obtener orientación específica sobre las circunstancias de su organización, consulte con un profesional cualificado en protección de datos o con un asesor jurídico.

Frequently Asked Questions

01 Does every business in Spain need a Data Protection Officer? +

No. A DPO is mandatory for organisations that meet the GDPR Article 37 criteria — public bodies, large-scale systematic monitoring, or large-scale processing of sensitive data — and for organisations included in the 16 sectors listed in Article 34 of the LOPDGDD. Businesses outside these categories are not legally required to designate a Data Protection Officer (DPO), although they may do so voluntarily.

02 Which sectors require a mandatory DPO in Spain, regardless of company size? +

Under Article 34 of the LOPDGDD, mandatory sectors include: professional associations, educational institutions at all levels — including private language academies and training centres —, telecommunications operators, information society service providers engaged in large-scale profiling, credit institutions, insurance companies, investment services firms, credit reference agencies, private security companies, sports federations, gambling entities, advertising and market research firms engaged in profiling, healthcare providers of all sizes, social welfare entities, critical infrastructure operators, and energy distribution companies.

03 Does a small language school or private academy need a DPO in Spain? +

Yes. Private educational centres — including small academies, language schools, and training centres — are expressly included in Article 34 of the LOPDGDD as organisations required to designate a Data Protection Officer (DPO), regardless of their size or number of employees. This is one of the most commonly overlooked obligations among SMEs in the education sector in Spain.

04 What is the fine for not having a DPO when it is mandatory? +

Failing to designate a mandatory Data Protection Officer is classified as a serious infringement under the LOPDGDD and can carry a fine of up to €10 million or 2% of total annual global turnover — whichever is higher. In practice, the AEPD has imposed five-figure fines for this infringement, including a €25,000 penalty against Glovo in 2020. Additionally, having been sanctioned creates an aggravating circumstance for any subsequent GDPR infringement by the same organisation.

05 Can I designate an employee as DPO, or must it be an external person? +

Both options are permitted under Article 37(6) of the GDPR and Spanish law. An internal employee can act as a Data Protection Officer (DPO) provided they have the necessary expertise, sufficient time dedicated to the role, and no conflict of interest. The conflict-of-interest test is critical: a person who determines the purposes or means of processing — such as a CTO, HR director, or in-house legal counsel with operational responsibilities — generally cannot also serve as DPO. Many Spanish SMEs opt for an external DPO-as-a-service provider to ensure independence and access to specialised knowledge.

06 How do I notify the AEPD of a DPO designation? +

DPO designations, modifications, and cessations must be notified to the AEPD within 10 days through the electronic notification system available on the agency's online portal. Notification applies whether the designation is mandatory or voluntary. The AEPD maintains a public register of registered Data Protection Officers. Failure to notify within the 10-day period constitutes a separate infringement, sanctionable independently from the failure to designate.

07 Does the EU Digital Omnibus reduce or eliminate the DPO obligation for SMEs? +

No. The Digital Omnibus proposals target GDPR documentation obligations — specifically the Records of Processing Activities exemption threshold — and do not propose changes to the Data Protection Officer (DPO) designation requirements under GDPR Article 37. More importantly, the LOPDGDD's 16-sector mandatory DPO list belongs to Spanish national law and would require a separate Spanish legislative process to amend. The Digital Omnibus does not automatically modify national legislation. For businesses in mandatory sectors, the DPO obligation remains fully in effect.

08 What qualifications does a DPO need in Spain? +

The GDPR requires Data Protection Officers to have expert knowledge of data protection law and practices, without specifying a mandatory qualification. In Spain, the AEPD has published a Data Protection Officer Certification Scheme that serves as a recognised benchmark of competence. While this certification is not legally mandatory, it is widely adopted in the market and demonstrates the level of knowledge the AEPD expects a DPO to possess.

09 Can a DPO be shared among several companies? +

Yes. Article 37(3) of the GDPR allows a single Data Protection Officer (DPO) to be designated for a group of undertakings, provided the DPO is easily accessible from each entity. This is a common model for holding companies, franchise groups, or owners with multiple legal entities in Spain. The accessibility requirement means a shared DPO cannot be so overburdened that individual entities cannot receive advice and support in a timely manner.

10 What happens after designating a DPO? What should they do first? +

Immediately after designation, a Data Protection Officer typically reviews the organisation's existing processing activities and identifies compliance gaps; assesses whether a Record of Processing Activities exists and is up to date; reviews privacy notices, consent mechanisms, and rights procedures; identifies processing operations that require a Data Protection Impact Assessment; and establishes a regular reporting cadence with management. The DPO then acts as an ongoing compliance supervisor, not a one-off adviser.

11 Is a voluntary DPO designation reversible? +

Technically yes, but with important caveats. If you voluntarily register a Data Protection Officer (DPO) with the AEPD, any subsequent cessation must be notified within 10 days. Additionally, if you decide to deregister your DPO, you must first reassess whether your current processing activities might actually require a mandatory DPO under GDPR Article 37 or LOPDGDD Article 34, as your processing may have evolved since the initial assessment. Withdrawing a registered DPO without a solid legal basis may attract regulatory scrutiny.